Ombudsdienst
Samenstelling van de ODI
De ODI bestaat uit de volgende leden;
- één vertegenwoordiger van elk schoolbestuur
- één vertegenwoordiger van het lokaal bestuur
- één vertegenwoordiger van een erkende oudervereniging
- relevante derden kunnen desgewenst ook deel uitmaken van de vergadering (ICT-verantwoordelijken, directies, administratieve ondersteuning, …)
ODI-leden kunnen gewraakt worden. Indien een ouder of school een lid van de ODI wenst te wraken, moet dit schriftelijk verzocht worden via aanmelden@asse.be.
Leden kunnen gewraakt worden indien zij betrokken partij zijn en dus niet onpartijdig kunnen oordelen. Het gewraakte lid oordeelt niet mee over het desbetreffende dossier.
Taken van de ODI
De ODI staat in voor de eerstelijnsbehandeling van;
- Klachten of vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen, voor of na de definitieve toewijzing van een kind.
- Vragen over de erkenning van een uitzonderlijke situatie van het in te schrijven kind.
- De evaluatie van behandelde klachten en vaststellingen met het oog op het eventueel bijsturen van de aanmeldingsprocedure.
Hoe dien ik een klacht of vaststelling in over technische fouten of zuiver materiële vergissingen?
Het gaat hier over situaties waarbij er – voor of na de definitieve toewijzing van een kind – een technische fout of een zuiver materiële vergissing tijdens het verloop van de aanmeldingsprocedure wordt vastgesteld. Het betreft hier dus fouten met betrekking tot de werking van het aanmeldingssysteem waarover nauwelijks discussie mogelijk is. Een onoplettendheid die makkelijk rechtgezet kan worden bijvoorbeeld.
Aanmeldingen die hierdoor verkeerd of onvolledig zijn, worden dus door de ODI behandeld.
Men kan hiervoor terecht bij de ODI binnen de 15 kalenderdagen na de vaststelling van de fout. Klachten die na 15 kalenderdagen na de vaststelling worden ingediend zijn onontvankelijk. Indien nodig worden de ouders doorverwezen naar de Commissie Leerlingenrechten (CLR) voor een beroepsprocedure.
Na schriftelijk verzoek kunnen ouders, hun raadsman of vertrouwenspersoon gehoord worden door de ODI bij de behandeling van de klacht.
Binnen de 15 kalenderdagen na de samenkomst van de ODI, wordt er een advies geformuleerd.
Hoe vraag ik de erkenning aan van een uitzonderlijke situatie?
De betrokkene of aanmelder kan enkel een uitzonderlijke situatie inroepen als die alleen van toepassing is op het kind dat wordt aangemeld en waarbij een inschrijving de enige mogelijkheid is om toegang tot het onderwijs te garanderen.
Een uitzonderlijke situatie kan bijvoorbeeld zijn wanneer de ouders zullen verhuizen tegen de start van het schooljaar, maar hier nog niet wonen op het moment van de aanmelding. Indien bij aanmelding dan rekening gehouden moet worden met het nieuwe adres, moet er een vraag tot erkenning van deze uitzonderlijke situatie ingediend worden.
Desgewenst kan ook men ook voor deze vragen gehoord worden tijdens een ODI-vergadering.
Binnen de 15 kalenderdagen na de samenkomst van de ODI wordt er een advies geformuleerd.
Waar dien ik dit in?
Klachten en vragen moet steeds schriftelijk gericht worden aan de organisatoren van de aanmeldingsprocedure in Asse. Dit kan digitaal via aanmelden@asse.be of per aangetekend schrijven aan:
Gemeentebestuur Asse
t.a.v. de dienst onderwijs
Asphaltcosite 20
1730 Asse
Een klacht of vraag omvat altijd minstens:
- De identiteit, het adres en het e-mailadres van de verzoeker
- De identiteit van het kind ter zake
- Een situatieschets met de expliciete vermelding van de klacht of vraag, met vernoeming van de school bij een uitzonderlijke situatie.
Beroep bij Commissie Leerlingenrechten
Wanneer een klacht over een technische fout of een zuiver materiële vergissing is behandeld door de ODI, kan een klacht ingediend worden bij de CLR. De behandeling van een uitzonderlijke situatie daarentegen, kan geen voorwerp uitmaken van een klacht bij de CLR.
De behandeling van een klacht of vraag bij de ODI schort de termijn op voor de indiening van een klacht bij de CLR en de termijn van 10 kalenderdagen voor de bemiddeling.